パート・アルバイトの採用が決まった後は、勤務時間や給与、休日などの条件を事前にしっかりと確認しておくことが大切です。こうした労働条件を明確にするために「雇用契約書」や「労働条件通知書」が使われています。
店舗や企業によっては、条件を通知するだけに使われていることもあれば、双方が内容に合意したうえで契約を交わすというケースもあります。
この記事では「雇用契約書」と「労働条件通知書」の役割の違いや記載内容について、詳しく解説していきます。
目次
採用時は雇用契約書と労働条件通知書、どっちが必要？
パート・アルバイトを採用する際、雇用契約書と労働条件通知書のどちらを用意すればいいのか、迷う方も多いのではないでしょうか。
雇用契約書は作成が義務付けられている書類ではありませんが、労働条件に関する認識のズレやトラブルを防ぐためにも、書面で取り交わすことが望ましいとされています。
一方、労働条件通知書は労働基準法で交付が義務付けられているため、企業側の判断に関わらず必ず作成しなくてはいけません。
次の章からは雇用契約書と労働条件通知書の違いなどを解説していきます。
雇用契約書と労働条件通知書の違い
雇用契約書と労働条件通知書は似ているように思えますが、役割や目的は違います。
ここでは、それぞれの書類の役割や違いを解説していきます。
雇用契約書とは
雇用契約書とは、従業員が労働を提供し、企業がその対価として報酬を支払う雇用契約の内容を、書面で明確にしたものです。民法第623条では、企業と従業員の双方が契約内容に合意していれば雇用契約は成立するとされており、必ずしも書面で契約を交わすことは求められていません。
そのため、雇用契約書の作成や交付については法律上で義務付けられていません。企業によって、パートやアルバイトの非正規雇用では、契約書を交わさないというケースもあります。
ただし、雇用契約書は労働条件について、双方が合意したことを証明する重要な書類です。賃金や労働時間、賞与の有無などをめぐって認識の食い違いがあった場合、雇用契約書がなければ、労働者と合意のもとに契約が成立していたことを立証するのが難しくなります。
トラブルを未然に防ぐという意味でも、雇用形態に関わらず雇用契約書を取り交わしておきましょう。
労働条件通知書とは
労働条件通知書は、企業が労働者に対して労働条件を明示するための書類です。労働基準法により作成・交付が義務付けられています。
雇用形態に関わらず、企業は労働者に対して労働条件を伝えなければならず、そのうち一定の項目については労働条件通知書での明示が必要です。ただ、この通知書はあくまで企業から労働条件を一方的に通知するためのものであり、労働者が内容に合意したことを証明するものではありません。
そのため、条件について双方の認識に食い違いがあった場合、合意があったと主張する根拠としては、弱くなってしまいます。
雇用契約を交わすときに労働条件通知書に記載する内容
労働基準法では、雇用契約時に労働条件として明示すべき項目が決められています。これらは、必ず書面で示す絶対明示事項と、該当する場合に労働者へ伝える相対的明示事項に分けられています。
絶対明示事項については法律によって明示が義務付けられているため、記載漏れがないように注意して作成しましょう。
絶対明示事項
パート・アルバイトを採用する際に、必ず書面で明示する絶対明示事項を確認していきましょう。
記載漏れがあると法令違反となるため注意が必要です。
- 労働契約の期間
- 就業場所および従事する業務内容
- 始業・終業の時刻
- 所定労働時間を超える労働の有無
- 休日・休暇・休憩時間
（交代制勤務の場合は就業時刻の転換に関する事項） - 賃金の決定方法や計算方法、支払い方法・支払い時期
- 退職に関する事項
また、パート・アルバイトを雇用する場合は、上記に加えて明示する項目が4つあります。
- 昇給の有無
- 退職手当の支給の有無
- 賞与制度の有無
- 相談窓口の有無
これらの項目はパートタイム労働法によって明示が義務付けられているため、記載されているかどうか、確認しましょう。
2024年4月以降の追加明示事項
2024年4月に改正された労働基準法の施行により、労働条件の明示に関するルールも見直されました。これに伴い、労働条件通知書や雇用契約書の記載内容についても、これまで以上に注意が必要になっています。
今回の改正の背景には、無期転換ルールの運用をめぐり、無期転換権が発生する直前で雇止めが行われるケースが一部で見られたことがあります。こうした労働者に責任のない雇止めや、労使間のトラブルを防ぐため、制度の趣旨をより明確にし、事前の説明を徹底することが目的とされています。
| 対象者 | 明示のタイミング | 追加される明示事項 |
| すべての労働者 | 契約締結・更新時 | 就業場所や業務内容が変更される 可能性のある範囲 |
| 有期雇用契約者 | 契約締結・更新時 | 契約期間や更新回数の上限有無 とその理由 |
| 無期転換申込権が発生する 有期雇用契約者 | 契約更新時 | 無期転換申込権の説明と 無期転換後の労働条件 |
相対的明示事項
相対的明示事項とは、該当する内容がある場合には労働者へ明示する必要があるものの、必ずしも労働条件通知書へ書面で記載しなくてもよい項目を指します。
これらは口頭での説明でも良いとされていますが、認識の行き違いを防ぐため、実務上は書面に記載するケースも少なくありません。主な相対的明示事項は下記のとおりです。
- 退職手当に関する事項
（適用される労働者の範囲・決定方法・計算方法・支払い方法・支払い時期 など） - 労働者に費用負担が生じる事項
（食費・作業用品の購入費 など） - 安全衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償および業務外の傷病扶助
- 表彰および制裁に関する事項
- 求職に関する事項
- 賞与や各種手当の有無・内容
また、法律で定められた事項に限らず、職種や業種、職場環境に応じて必要な内容を精査し、相対的明示事項として盛り込むことも重要です。
- 懲戒処分・減給に関する服務規程
- 情報漏えい防止のための秘密保持義務
- スマートフォンやSNSの利用ルール
特に、SNSの利用ルールは飲食店などでトラブルになりやすい項目です。ただし、企業独自のルールを定める際には、労働基準法などの法令に抵触しない内容であるか、十分に確認したうえで記載しましょう。
雇用契約書は労働条件通知書で兼ねることができる？
雇用契約書と労働条件通知書は、交付義務の有無や役割、目的は違いますが、記載内容には共通する項目が多くあります。そのため、書類作成や契約手続きの負担を軽減する目的で両者をまとめた「労働条件通知書兼雇用契約書」を使う企業も増えてきています。
労働条件通知書件として必ず明示すべき項目を網羅したうえで、雇用契約書としての効力を持たせるためにも署名・捺印欄を設ければ、1つの書面で正式な手続きを行うことができます。
また、交付方法は紙に限らず、労働者の同意があり、必要に応じて書面として出力できる状態であれば、電子的手段による交付も認められています。
ただし、送付履歴の管理や書類の保管といった取り扱いは紙の場合と同様に求められるため、運用ルールを事前に確認しておくことが大切です。
雇用契約のトラブルを防ぐために
パート・アルバイトの採用で雇用契約書を交わしていなかったことで、契約内容をめぐるトラブルや訴訟に発展するケースがあります。こうしたリスクを避けるためにも、パート・アルバイトであっても、労働条件通知書とあわせて雇用契約書を作成し、双方が内容に合意したうえで控えを保管しておきましょう。
書類の準備や手続きを手間に感じてしまうかも知れませんが、トラブルの予防だけでなく、従業員との信頼関係を築くうえでも重要なポイントです。
労働条件を丁寧に説明し、理解・同意のもとで契約を結んだ記録を残しておくことが、安心して働ける職場づくりにつながります。
雇用契約書と労働条件通知書の違いを正しく理解しよう
パート・アルバイトの採用では、雇用契約書と労働条件通知書の役割や違いを正しく理解し、適切に使い分けることが重要です。法令を守ることだけではなく、労働条件を明確にし、双方が納得したうえで契約を結ぶことで、トラブルを未然に防ぎましょう。
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